La clasificación de los sistemas puede variar en dependencia de los criterios utilizados, los cuales pueden ser sistemas sociales, económicos, biológicos, automatizados, etcétera. A pesar de esta diversidad de clasificación, ellos tienen características comunes entre las que sobresalen:
Interactúan con el medio ambiente: todo sistema está rodeado y afectado por el medio ambiente. Los límites del sistema separan a este del medio ambiente interactuando con él por medio de entradas y salidas. Las entradas pueden ser cualquier cosa que entre al sistema desde el medio, y las salidas son aquellas que cruzan las fronteras del sistema para entrar en el medio ambiente.
Todo sistema puede ser dividido en subsistemas: lo complejo de un sistema puede desplegarse en una serie de pequeños sistemas y subsistemas que identifican al sistema principal.
Los sistemas pueden ser afectados por el cambio: a través del tiempo los usuarios del sistema cambiarán como ellos quieran usar el sistema. Nuevas entradas pudieran necesitarse para ser procesadas y nuevas salidas serán deseadas.
La retroalimentación y el control son esenciales: este aspecto es esencial para asegurar que el sistema opere como fue planificado y ayude a obtener los objetivos para los cuales fue implementado. La retroalimentación es el proceso de comparar la salida actual del sistema con la salida deseada.
El sistema pudiera fallar para trabajar como se espera: los sistemas son construidos y operados por seres humanos, por lo que están sujetos a los fallos y errores de estos.
La propia definición del alcance de sistema es importante: definiendo el alcance del sistema se definen sus límites, se especifican cuales subsistemas serán incluidos en el sistema. Su definición es esencial para el buen éxito de un estudio del sistema.
Como centro de este trabajo; se han tomado los sistemas informativos, en especial los relacionados con la gestión de los Recursos Humanos. Convirtiéndose a partir de este momento en el centro de análisis de la presente investigación.
"Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recolección de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información que llegue al SI o la que parta de él, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.
El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarán a continuación (Fig. 1.2):
Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.
Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.
Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.
Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.
Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.
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Figura. 1.2 Elementos de los sistemas de información modernos asistidos por computadoras.
El Sistema de Comunicación en la Empresa
La información no sólo debe ser generada, sino que también debe ser distribuida y diseminada, así como ser captada por los receptores, es decir la información debe circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la información circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de la empresa.
El SI lleva acabo una serie de funciones que se pueden agrupar en cuatro grandes grupos:
Funciones de captación y recolección de datos.
Almacenamiento de la información
Tratamiento de la información
Distribución de la Información.
Captación y Recolección de Datos: Recoge la información externa (o del entorno) e interna, enviando dicha información a través del SC a los órganos del SI, encargados de reagruparla, para evitar duplicidades e información inútil o ruido, la captación de información depende del tipo de empresa o del destino que se espera de la información, pero la empresa puede crear un servicio de vigilancia del entorno, este proceso de captación y recolección de datos debe realizarse de forma continuada, en las áreas o partes del entorno y/o empresa sujetas a más cambios, sin dejar de vigilar las áreas más estables, aunque de forma puntual.
Almacenamiento: Una vez filtrada la información relevante, ésta se almacenará, puede ser en un lugar único (archivo central, sistema informático), accesible a todos los usuarios, o bien en los distintos departamentos, pero igualmente accesible a cualquier usuario que la necesite, y el sistema utilizado dependerá de las variables, tamaño, dispersión geográfica o especificidad de la información, quien determine el sistema a adoptar.
También se puede realizar un sistema mixto, donde se centralicen la información que afecte de forma global a la empresa, y las específicas en cada departamento.
Tratamiento de la Información: Es la función clave del SI tiene por objeto transformar los datos de la información almacenada en información significativa, para ofrecérsela a quien la necesite, en la medida y formato que el usuario requiera.
Generalmente en esta función, se utilizan medios informáticos por su capacidad de almacenar y velocidad en el tratamiento, así como la reducción de costes que representan, esto ha hecho que se generalice su uso.
Distribución y Diseminación: Es muy importante para la empresa que cada usuario posea la información requerida en el momento preciso y de una forma normalizada para su correcta interpretación, además existe la necesidad de que alguna información acerca de la empresa y su entorno sean conocidas por diferentes miembros de la organización, para hacer frente con rapidez de forma conjunta a las situaciones que se presenten, y en las que se hace necesaria la resolución de problemas y adopción de decisiones de forma coordinada o cuando afecte a varias áreas de la empresa.
La Base de Datos como Estructura de los Datos de la Empresa.
Una de las principales aportaciones, que para los SI ha traído consigo la informática es el concepto de Base de Datos (BD), pues supone una disciplina en la organización y acceso a los datos que posee la empresa, según las necesidades que aparezcan en cada caso la BD nos sirve para:
Agrupar los datos relevantes para el SI de la empresa en un único lugar la BD.
Evita duplicaciones, evitando equívocos, al no repetirse los datos.
Estructura los datos de una única forma desde la perspectiva del SI a lo largo del tiempo.
Proporciona un acceso fácil a los datos.
La BD ha sido muy útil para el SI, porque impone disciplina al obligar a actuar de forma uniforme a todos los usuarios, normalizando la información para toda la empresa.
Exige disciplina en el proceso de definición de las colecciones de datos necesarias en las operaciones del SI, depurando o filtrando los datos que se van a utilizar.
La BD, se ha constituido en el centro del SI, cualquier referencia a datos requeridos por el SI pasa por ella, bien sea para almacenarlos por primera vez, para consultarlos, modificarlos o eliminarlos. Debido a estas funciones que realiza la BD, los responsables de las áreas funcionales de la empresa, deben involucrarse en el diseño y creación de la BD que más se adecue a sus necesidades.
La información que maneja el SI, aunque generada o utilizada para/por actividades concretas, no pertenece a ninguna actividad en particular, sino a la empresa considerada globalmente (infraestructura).
Es de gran importancia para los sistemas de información el conocimiento de la diferencia entre información y dato.
Bishop plantea que: "Información es un término general que abarca hechos y representaciones que pueden no estar relacionados. La palabra se usa en su sentido generalmente aceptado. La información puede ser vital o trivial, verdadera o falsa"
Dato: es la colección desorganizada de hechos que no han sido procesados en informaciones. El hecho puro crudo cuyas condiciones pudieran ser desentrañadas. Estos hechos pueden describir personas lugares, cosas, procesos o eventos.
El dato es la personificación material de la información, constituye su base, por dato se entiende el resultado de las observaciones representadas en un lenguaje determinado y que es independiente de la idea o efecto que pueda producir en él, utilizarlo. (Figura 1.3 )
El dato es la imagen sobre algún soporte material de un fenómeno o proceso en la actualidad se presentan como indicadores, tablas textos, etc., los cuales de por sí no pueden estar relacionados con la solución de una tarea determinada con un usuario en particular.
Lo que constituye datos para unos puede ser información para otros y viceversa; todo está en dependencia del usuario y de las características del trabajo que se quiera realizar, es decir, la información que necesitan los directivos varía con la naturaleza del trabajo que efectúan, según el nivel de actividad y de acuerdo a las metas que buscan. Al establecerse la delimitación entre dato e información, así como la definición de las informaciones a utilizar
Información: Es el conocimiento adquirido por causa del procesamiento de datos.
En contradicción a esta diferencia se puede afirmar que en cadenas de servicios, lo que es dato para un cliente es información para el proveedor-procesador.
Según Reynolds los datos tienen las siguientes características: exactitud, totalidad, pertinencia, oportunidad y auditabilidad. Planteando que al derivarse la información del dato estas cinco características pueden ser aplicables a ellas.
En cambio para que la información sea útil al investigador, ha de reunir las siguientes cualidades:
Exactitud: Debe ser verdadera y correcta, y describir con fidelidad el objeto o hecho.
Oportunidad: Debe estar disponible cuando se necesite sin demasiado retraso
Pertinencia: debe relacionarse con la situación en cuestión.
Integridad: proporcionar al investigador todos los detalles que necesite para entender la situación.
Frecuencia: Se prepara y suministra a los investigadores con bastante frecuencia para actualizarlos.
Horizontes de Tiempo: Se orienta a actividades y hechos pasados, presentes y futuros.
Alcance: Abarca en forma amplia o reducida un área de interés.
Origen: Puede generarse tanto en fuentes internas como externas.
Forma de Presentación: Las tablas de números o las presentaciones gráficas de información, son las firmas escritas o impresas más comunes. Puede incluir además una presentación verbal.
La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos, constituyendo así el resultado de los sistemas informativos, los cuales toma como punto de partida conjuntos de datos relacionados entre si, que a su vez son el resultado de las continuas observaciones y apuntes que el hombre ha realizado como ser conciente o de los registros fósiles, deformaciones o trazas de agresiones en plantas u objetos que lo rodean, incluso de su propia atmósfera, o como resultado de equipos registradores conectados a maquinarias o sistemas.
Los directivos, ansiosos por incorporar y asimilar prospectivamente las nuevas tecnologías para abordar los problemas de la gestión. Están ejerciendo una considerable influencia en las compañías que se dedican a la producción y venta de tecnologías de la información.
Los Sistemas de Información Administrativa se han convertido en el reto estratégico más importante de la industria de ordenadores en la actualidad. Semejante explosión de interés ha venido dada por los siguientes factores tecnológicos y económicos.
La presión para operar a escala mundial y para competir con corporaciones globales integradas, en el contexto de una economía recesiva, obliga al ejecutivo a tener que tomar, rápidamente, decisiones importantes. El directivo debe tomar decisiones rápidas y consistentes con resultados rentables. Por tanto, el directivo se ve sometido en el momento a la fuerte presión de tener que contar con una información fiable y disponible inmediatamente que facilite las decisiones adecuadas en el momento adecuado.
La Administración de Recursos Humanos como todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988).
Estos pueden relacionarse como:
Subsistema de provisión de RH: que incluye la investigación del mercado moderno, mano de obra, reclutamiento y selección.
Subsistema de aplicación de los RH: que incluye la descripción y análisis de puestos o de cargos y la evaluación del desempeño.
Subsistema de mantenimiento de los RH: que incluye la compensación o administración de salarios, los beneficios sociales e higiene y seguridad del trabajo.
Subsistema de desarrollo de los RH: que incluye el entrenamiento y desarrollo de personal así como el desarrollo organizacional.
Subsistema de control de los RH: que incluye la recolección de datos y su tratamiento, informes y auditoria de recursos humanos.
A este último subsistema es al que dedicaremos toda nuestra atención en el presente trabajo.
Esos subsistemas tienen carácter contingencial o situacional, es decir, varían de acuerdo con la organización y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.
En el proceso de datos – información – conocimiento, intervienen los elementos, entre los que están, la información y los datos, y los elementos de soporte (hardware y software); los objetivos, que consisten en proporcionar información que facilite la toma de decisiones; y las funciones.
La estructura y funciones del sistema de Información de Recursos Humanos coinciden con la de un sistema de información en general, salvo que aquí se maneja la información preferentemente sobre la función o subsistema de los Recursos Humanos.
Un sistema de Información de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:
Bancos de Datos de Recursos Humanos.
Reclutamiento y selección de personal.
Entrenamiento y desarrollo de personal.
Evaluación del desempeño.
Administrador de salarios.
Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
Estadísticas de personal.
Higiene y seguridad.
Respectivas jefaturas.
La administración de personal enfrenta desafíos múltiples en su labor. El principal desafío consiste en ayudar a las organizaciones a mejorar su efectividad y su eficiencia. Lograr esos objetivos requiere que los departamentos de personal se organicen de manera adecuada. Para este fin se necesita una información adecuada de dicho personal.
Tiene como ventajas:
Respecto al equipo humano: obtener rentabilidad en tiempo y en personal.
Respecto a la información: minimizar la información en material impreso.
Existen límites en la información, los que traen consigo algunos fallos en el Sistema de Información de los Recursos Humanos, entre los cuales se pueden mencionar:
Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información.
Metas y objetivos pocos claros.
Resuelve problemas equivocados.
Escasa involucración del usuario.
Falta de expertos en informática.
Expectativas poco realistas.
Falta de flexibilidad y adaptabilidad.
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